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Rafael Cereceda, Académico Facultad de Ingeniería y Ciencias, Universidad Adolfo Ibáñez:
“Es común no contar con un sistema que apoye la gestión documental”

A juicio del docente, es generalizado observar que la gestión de documentos no es considerada como central en el inicio de un proyecto o en la implementación de una nueva área de una empresa, lo que es complejo porque se termina haciendo una recopilación documental posterior y no como parte del proceso.
Rafael Cereceda.

¿Qué falencias se observan en la gestión documental de las empresas?
Lo más común es no contar con un sistema que apoye esta gestión. Otra falencia es que no se usa, y el proceso y la documentación de la empresa terminan en computadores o archivos no accesibles.

Sin embargo, las empresas que la utilizan como parte de sus procesos son capaces, por ejemplo, de encontrar posteriormente de forma rápida la historia de lo realizado o algún documento para auditoría u otros fines.

¿Cómo aporta la gestión documental en la transformación digital?
Más que a la transformación digital, aporta al paso previo para avanzar en procesos de transformación digital; aporta mucho en la digitalización, es decir, en contar con la información en plataformas que permiten accesos restringidos, por ejemplo, regulando el acceso de cualquier usuario.

¿Cuáles son las principales ventajas de tener un sistema de gestión documental?
Lo principal es que se permite el acceso a esa información a las personas que lo necesitan y cuando lo necesitan. No es necesario llevar un archivador físico enviado por algún tipo de valija, basta que el usuario con su “user” y clave acceda a esta información. Esto posibilita velocidad en el acceso y la lectura, así como la reutilización de este material.

¿Este tipo de tecnología es un aporte en todo tamaño y ámbito de empresas?
Sí, lo es. Puede ser que las empresas más pequeñas partan por un Drive, pero a medida que la organización crece, es necesario usar otras herramientas como gestión de roles. Es importante mirar la naturaleza de la empresa también. Si es intensiva en contratos de clientes o proveedores, se necesitará algo más robusto, si ese no es el caso, quizás basta con plataformas como Google Drive o One Drive.

¿Qué consideraciones tomar al emprender un proyecto de gestión documental en la empresa?
El tamaño y la naturaleza de la organización. A mayor tamaño, se debe usar un sistema más sofisticado, permitiendo acceder a otras funcionalidades. En este tipo de plataformas se puede contar, por ejemplo, con funciones de aprobación vía firma digital.

Hoy existe un amplio espectro y se pueden integrar múltiples plataformas, lo que permite no solo usar un sistema de firma o bien una sola nube de archivos.

Noviembre 2022
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