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Marion Aspée, Mesa de Trabajo de Documentos Tributarios Electrónicos de ACTI:
“Hoy ser una empresa ‘cero papel’ es un diferenciador relevante”

Con la pandemia, se “apretó el acelerador” , presionando a las organizaciones a subirse al mundo digital para no quedarse atrás. Acerca de la importancia de la digitalización y gestión documental en las empresas, conversamos con la ejecutiva, quien integra la Mesa de Trabajo de Documentos Tributarios Electrónicos de ACTI y es experta en el tema.
Marion Aspée.

¿Cómo ve la evolución de la digitalización de documentos en Chile?
Con esta pregunta me remonto casi 20 años atrás, cuando el Estado de Chile, por intermedio del Servicios de Impuestos Internos, decidió impulsar el proyecto de factura electrónica que posicionó a Chile como el pionero de Latinoamérica en este tema.

En ese año, 2003, no visualizábamos que lo que estábamos iniciando con empresas del tipo grandes contribuyentes, se extendería al 100% de las compañías, y más aún que hoy es impensable poder desarrollar cualquier tipo de negocio competitivo fuera de este mundo digital.

Si bien es cierto: la digitalización de documentos ha tenido un desarrollo constante en Chile impulsado por normativas y la tecnología, debemos reconocer que el período de pandemia puso el acelerador, y presionó a las empresas a tomar una decisión sobre subirse al mundo digital o elegir el estar destinado a desaparecer.

¿Desaparecer? ¿Así de drástica es su afirmación?
Más que drástica es realista. Hoy los clientes de cualquier rubro exigen velocidad, y para decirlo más claramente, exigen inmediatez. Hoy el cliente está solo entre dos opciones: prefiere pagar más por aquella que le prometa un despacho más rápido, o le permita una mejor trazabilidad. ¿No le pasa a todos esto cuando se enfrentan a una compra?

Y para las empresas -de cualquier tamaño- lograr cumplir con las expectativas de los clientes requiere de procesos en los que se haya minimizado el riesgo de fallas, ser muy eficientes y con un mejor servicio. Y eso es imposible si no se han implementado procesos de digitalización de la información y documentación necesaria, además que el cliente percibe otros beneficios.

Los sistemas de control y seguimiento de envíos han cobrado especial relevancia durante los últimos años, abriendo oportunidades de automatización y mejora a los procesos de despacho del e-commerce. En ese contexto, la documentación y los registros digitales han dejado ver sus beneficios como nunca antes. Hoy, por ejemplo, gracias a ello compro y recibo la mercadería en mi casa sin un solo papel.

Es aquí donde hoy se generan las brechas entre las empresas digitalizadas y las que aún no logran esta evolución.

¿Qué factores son los que influyen en que una empresa no evolucione en este tema?
Son variados. Por ejemplo, hay una gran brecha de conectividad en nuestro país. Aún hay lugares en que hay problemas de conectividad desde el punto de vista de comunicación, y también hay complejidades por la distancia, que son un gran impedimento para la entrega del producto o servicio.

También hay brechas económicas. Sucede que algunas empresas de menor tamaño no tienen los flujos que les permitan mejorar sus procesos, lo que les resta competitividad.

Y en estos puntos es en donde hoy el Estado es fundamental. Sabemos que está trabajando en mejorar las condiciones para ir disminuyendo las brechas, e ir emparejando la cancha en términos de oportunidad de competencia en el mercado.

Mencionó que había otros beneficios, ¿cuáles son?
Por ejemplo, ser una empresa verde. El mundo o parte de él, hoy está preocupado por el impacto que se puede causar en el medioambiente. Tenemos empresas con la necesidad de dar a conocer que están interesadas en contribuir en disminuir su propio impacto en el cambio climático y ser sustentables. Y aquí es donde aparece uno de los retos más frecuentes, que es ser compañía “cero papel”.

Hoy ser una empresa “cero papel” es un diferenciador relevante. El hecho de ser una organización preocupada del medioambiente, del reciclaje de la huella de carbono, en fin; le otorga un valor agregado. Se genera un círculo más virtuoso, ya que además de tener ventajas comparativas sobre su competencia (como ser eficiente, etc.), puede tener más oportunidades en un mercado en el que la decisión de compra incluye esta característica.

Por otra parte, cuando nos proponemos avanzar hacia una estrategia de “cero papel” es un punto de quiebre para la eficiencia de cualquier proceso y una respuesta a una necesidad de ir más rápido, avanzar en competitividad y dejar atrás las labores manuales asociadas a un sinfín de requisitos administrativos.

A lo anterior debemos sumar que constantemente tenemos exigencias normativas impuestas por un entorno regulatorio cambiante y complejo que, en el caso de no tener nuestros procesos digitalizados, sería un gran impedimento para cumplir. En Chile, entidades como el Servicio de Impuestos Internos, el Ministerio de Economía, la Comisión para el Mercado Financiero e incluso la Dirección del Trabajo han establecido regulaciones que impulsan la iniciativa “cero papel” como un eje central de la eficiencia.

Además de documentos tributarios, ¿qué otras áreas han evolucionado en este tema?
Al menos como experiencia directa, en Chile se ha desarrollado fuertemente la reportabilidad xbrl, documentos laborales y la misma firma digital, modelos que han avanzado con fuerza y en sintonía con los desafíos actuales. En el ámbito de los recursos humanos, concretamente, el uso de la firma digital o electrónica para contratos de trabajo y otros documentos laborales supone una oportunidad para abordar acuerdos a distancia, permitiendo formalizar esta documentación desde cualquier lugar, sin necesidad de la presencia física, facilitando el uso del contrato de trabajo electrónico y acuerdos de teletrabajo.

¿Y qué se viene para el futuro?
Más que para el futuro, todo esto es hoy. Y corresponde al desafío que viene muy acompañado de la digitalización: la seguridad de la información.

Hoy cuando ejecutamos cualquier transacción desde el clic de compra hasta que llega a tu casa, se pone a disposición una serie de información que viaja o se almacena en alguna parte. Es aquí donde las empresas se ven en la obligación de invertir en protocolos de seguridad cada vez más robustos para la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Noviembre 2022
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