Como representante de la empresa Omnicell, Tecnigen S.A. ofrece una solución que permite la dispensación automatizada de fármacos e insumos en diferentes localizaciones dentro del hospital, ya sea Urgencia, Pabellón Quirúrgico, UCI y otros servicios clínicos. Se trata de "armarios inteligentes" que permiten -a través de una pantalla táctil- seleccionar el nombre del paciente y retirar el producto almacenado. Asimismo, el sistema permite que toda operación sea registrada simultáneamente en el inventario del hospital y en la cuenta del paciente. Incluso, la solución de Tecnigen es capaz de informar o alertar sobre antecedentes de alergia u otra condición clínica del paciente.

Todos los armarios pueden ser conectados al programa principal del hospital a través de interfaces, permitiendo así la emisión de múltiples informes de carácter operacional, financiero o estadístico.

¿De qué forma abordan conceptualmente la logística en el Hospital?
Todo parte por entender que la principal función de quienes realizan tareas asistenciales es el cuidado directo y la seguridad de los pacientes. En este sentido, es fundamental que cuenten con un soporte logístico necesario para lograrlo. A partir de esto, trabajamos con el concepto de "logística segura", que en la práctica implica el manejo de un set completo, en los que el personal asistencial encuentra todos los insumos necesarios para dar inicio a una acción y terminarla sin interrupciones. Este set tiene la apariencia de ser una bolsa con elementos, pero lo que realmente contiene son coordinaciones que, mediante los correspondientes códigos, permiten asegurar que no se cometan errores, junto con mantener un registro en cuenta corriente de todos los consumos.

¿Cómo funcionaban antes de implementar el actual sistema?
Con anterioridad, las enfermeras tenían que registrar cada uno de los insumos utilizados en sus atenciones, lo que en la práctica les significaba un gran consumo de tiempo, existiendo la posibilidad de equivocarse o sub registrar en cuenta. Para describir de otra forma y siguiendo el ejemplo de un restaurant, lo que hoy se pide como "déme una taza de café", antes se pedía como una taza, un plato, una cuchara, agua caliente, etc., es decir, cada uno de los elementos de forma separada. Así, lo que teníamos era una multiplicidad de labores logísticas muy necesarias, pero evitables para las enfermeras, cuya misión es el cuidado y la seguridad del paciente.

La logística que se tenía estaba orientada al código genérico (pudiendo existir dentro de un mismo producto genérico más de un producto comercial con precios distintos) y no daba cuenta de la complejidad del negocio asistencial, con códigos que a veces era necesario teclear a mano.

¿Cómo enfrentan hoy los desafíos de la logística?
Lo primero que hicimos cuando nos enfocamos al desafío de ajustar la logística a las tareas asistenciales, fue levantar centenares de procedimientos, lo que hoy día nos permite contar con un sistema donde basta con que la enfermera identifique una vía de administración de un procedimiento (endovenosa, intramuscular, oral, etc.) para que se desplieguen automáticamente todos los elementos necesarios para ejecutarlo, sin tener que ir a la descripción del contenido. Se estableció también una frontera de responsabilidades entre lo logístico y lo asistencial, implementándose lugares específicos para la logística, con personal responsable y control de acceso, de modo de asegurar la integridad de los contenidos.

Estos lugares los denominados "farmacia incrustada", donde en cada piso de hospitalización tenemos un lugar que reúne medicamentos junto con los materiales. Gracias a lo antes descrito, tenemos un registro prácticamente del 100% garantizado desde el punto de vista económico, donde es muy difícil que un registro no se haga, porque operamos con la misma lógica de una farmacia comercial, donde hay un responsable con un área delimitada.

Estamos integrados a su vez con las funciones de enfermería, con hojas de rutas de enfermeras y auxiliares, coordinado con toda la logística. Otro punto importante es que eliminamos la multiplicidad de códigos y aplicamos el mismo para toda la operación. Además, hicimos un levantamiento de familias con cerca de 40 mil ítems distintos familiarizados, donde se pueden aplicar parámetros de compra, mantención o conservación a las familias, que se heredan a todos los productos comerciales que derivan de éstas.

¿Qué soluciones tecnológicas han incorporado?
La plataforma que manejamos funciona bajo una base de datos SQL y fue construida especialmente para nosotros por un proveedor externo, con lectura de código de barras y un diseño computacional con una base paramétrica por insumos muy amplia, donde la cadena de despacho interna no es una materia que deba elegir el usuario sino que funciona a partir de enrutamientos internos definidos en el sistema. De este modo, se logra que la carga logística sea lo menos visible posible para el usuario final.

¿Cuáles son los procesos más críticos en esta cadena?
El mayor desafío es la necesidad de integrar adecuadamente la complejidad del proceso de atención de salud, donde intervienen múltiples reglas que reflejan prácticas de equipos profesionales distintos. En este sentido, la principal búsqueda es acercarse lo más posible a la forma en que la gente realiza su trabajo, ayudando a través de la logística a mejorar sus prácticas y la seguridad asistencial.

¿Cuáles son los principales errores que se cometen en la logística hospitalaria?
Vemos que en Chile existe una disparidad muy grande en relación con la creación de familias de productos, donde cada Hospital pone su propio código, lo cual es una barrera importante al desarrollo de una cadena logística integrada con la industria. En salud, lo que hace falta es abordar la logística bajo un concepto común, donde todos los hospitales trabajen con los mismos códigos y así facilitar la comunicación e integración, sea entre los hospitales y sus proveedores como en los procesos asistenciales internos. En este sentido, lo que hemos hecho nosotros ha sido privilegiar los códigos públicos para toda la cadena logística.

¿Qué desafíos o tareas pendientes tienen en esta materia?
Se encuentra en desarrollo un marco de normas GS1 de codificación orientadas a la industria de la salud, con las que queremos avanzar en la codificación y trazabilidad de instrumental quirúrgico, por medio del uso de códigos datamatrix. En este sentido, estamos haciendo pruebas a fin de verificar la repetibilidad y velocidad de ese código en el uso en intrumental quirúrgico, elementos que imponen elevados requisitos para la lectura electrónica de códigos, por su falta de regularidad de formas, espacios y colores. Con datamatrix se están abriendo nuevas perspectivas para avanzar en esa línea.

Estamos también en la etapa de revisión de procedimientos para implementar el sistema de apoyo logístico en el área de urgencias.

El manejo adecuado de medicamentos constituye uno de los problemas más complejos a resolver dentro de la logística hospitalaria, ya que las consecuencias de una administración errónea pueden llegar a ser fatales. Los sistemas hospitalarios de distribución de medicamentos a numerosos pacientes incluyen desde los manuales hasta sistemas robotizados totalmente automatizados que se vinculan a tecnologías informáticas.

Sin embargo, la distribución final de medicamentos a pacientes es personalizada y, en general, implica una serie de pastillas por paciente, varias veces al día, pudiendo variar su composición diaria según los requerimientos. A esta complejidad se agrega la etapa previa, aquélla de organizar "cada paquete personalizado" de remedios a partir de una bodega o central de distribución de miles de medicamentos que generalmente son recepcionados a granel, guardados por tipo de remedio en contenedores o gabinetes identificados por su nombre, dosis, laboratorio y otros datos. Sin embargo, en general, las pastillas, por ejemplo, son fáciles de confundirse unas con otras, lo cual ya implica sumo cuidado en su manejo y no confiar en su identificación visual solamente.

Durante las distintas etapas de manejo de medicamentos, ocurren muchos errores de prescripción, de modo que organizar sistemas de dispensado efectivos y seguros es esencial en las distintas etapas de su suministro. Las razones que pueden generar errores son múltiples y pueden variar según las situaciones. Algunas causales de errores son:

• La transcripción de la receta.

• Su administración.

• Medicamentos dispensados con una dosis errónea.

• Drogas despachadas mal identificadas.

Existen estudios que indican que un tercio de los errores de dispensado en los hospitales estudiados se produciría debido a la administración de remedios que se parecen visualmente o que "suenan" parecido, si bien es responsabilidad de quienes administran los remedios asegurar que se entreguen correctamente, leyendo la etiqueta del envase y/o rótulo, y no sólo dependiendo de la apariencia del remedio. Para definir mecanismos que reduzcan los riesgos de administración en esta situación, es fundamental trabajar con el personal hospitalario para determinar las circunstancias que originan errores (cansancio, iluminación, organización de medicamentos, zonas y espacios de trabajo, niveles de alfabetismo, tests de visión, responsabilidad, etc.). Dentro de la complejidad de un recinto hospitalario, los errores en administración pueden partir desde la entrega de un medicamento a un piso equivocado (ej: pasar de cardiología a neonatal) hasta su entrega al paciente.

En este contexto, existen algunos proveedores que han rediseñado los empaques con un enfoque hacia la diferenciación y reducción de errores. Sin embargo, desde esta perspectiva, la mayoría potencia su imagen corporativa, marca, línea de productos, por sobre un empaque seguro. En 2003 se publicó la guía de buenas prácticas para la rotulación y envases para medicamentos, la cual hace recomendaciones sobre la ubicación y presentación de información y el uso de diseños innovadores para facilitar la identificación del producto correcto, aportando al manejo de riesgos provenientes de envases y rotulación. Sin embargo, al no constituir una norma, es de uso voluntario.