No hace mucho tiempo el manejo de inventarios y existencias de bodegas o centros de distribución era realizado de forma prácticamente manual. Una sola persona -el bodeguero- tenía la labor de controlar las existencias, salidas y entradas, ubicación, reposiciones, en fin, muchas variables a controlar que casi indefectiblemente llevaba a errores e inoperancias que afectaban directamente en la gestión de la cadena logística y repercutía en mayor o menor medida en el cliente final.  Esta problemática llevó al desarrollo de herramientas informáticas que administren las existencias y movimientos en almacenes, los Warehouse Management Systems (WMS), que poco a poco han adquirido una relevancia notable dentro de los procesos de bodegas o centros de distribución.
La evolución que han tenido los WMS ha sido notoria, ya que de sólo manejar el movimiento e inventario dentro de un almacén, estas soluciones se están ampliando a la administración de transportes, órdenes y planes contables completos, operando de la mano en algunos casos con los ERP que funcionan en las empresas. El propósito primario de un WMS es controlar el movimiento y el almacenaje de productos en una bodega, procesando las transacciones asociadas, para así determinar dónde almacenar, dónde acudir y la secuencia en que se deben realizar estas operaciones. Ante estos requerimientos, lo que un WMS debería ofrecer al usuario como mínimo es un sistema de localización flexible, utilizar los parámetros definidos por el usuario para dirigir las tareas del almacén y que genere la documentación inmediata para ejecutar estas tareas y que además tenga un cierto nivel de integración con los otros sistemas que operan en una empresa.
¿Realmente necesito un WMS?
Claramente los beneficios existen, pero sería aventurado afirmar que "todo" almacén requiere un WMS. En algunos casos, las ventajas no son lo suficientemente grandes como para justificar los costos de implementación y capacitación requeridos por estos sistemas. Los beneficios que obtiene una empresa pueden resumirse en los siguientes puntos claves: Mayor exactitud en los inventarios, lo que evitaría los niveles excesivos de stocks lo que redunda en un servicio óptimo y ahorros en costos; en comunión con el uso de tecnologías como la radio frecuencia y RFID, que también permite una operativa en tiempo real permitiendo a los ejecutivos de la compañía contar con información segundo a segundo respecto de lo que pasa en cualquier operación logística de la compañía, tales como, preparación de pedidos, despachos de camiones, recepción de mercaderías en el Centro de distribución, movimientos de mercaderías entre almacenes, picking, etc.; reducción en los costos de administración gracias a la disminución de costos en mano de obra; una adecuada administración de los espacios físicos en bodegas, gracias a que al operador se le asigna el lugar donde debe almacenar el producto según los niveles de rotación y disponibilidad de espacio. Todo esto redunda en beneficios directos al cliente, ya que se disminuyen los tiempos de espera y el nivel de error en las entregas.
Pero tengo un muy buen ERP, ¿es necesario un WMS?
La idea de que un sistema ERP es la mejor solución que jamás haya existido para hacer funcionar bien una empresa (incluyendo a su almacén), es bastante discutible.  Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) o sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa, tienen como objetivo integrar todos los departamentos y funciones de una empresa a través de un sistema de cómputo único que pueda servir las necesidades de todos esos departamentos, sin embargo el costo total de uno de estos sistemas, incluyendo hardware, software, servicios profesionales y costos del staff interno, alcanzan fácilmente los cientos de miles de dólares y toman entre 1 y 3 años para implementarse correctamente en una compañía, ya que no sólo consiste en capacitar a la gente para usar un nuevo software, sino en cambiar su modo de trabajo completamente.
Algunos ERP se pueden adquirir por módulos, pero si sólo requiere el módulo de almacenes, por ejemplo, podría estar adquiriendo una solución demasiado cara para las necesidades reales. Los Sistemas de Administración de Almacenes tienen el propósito principal de controlar el movimiento y almacenamiento de materiales en la empresa. La lógica básica de un WMS utilizará una combinación de artículo, localización, cantidad, unidad de medida e información de la orden para determinar dónde almacenar y recoger materiales y en qué secuencia hacerlo.
Los factores determinantes en la decisión de implementar un WMS tienden a relacionarse con la necesidad de hacer algo para mejorar el servicio a los clientes de la empresa, cosa que el sistema utilizado actualmente por ésta no hace (o no hace bien), como «primeras entradas - primeras salidas», cross-docking, wave picking, re-surtido automático, rastreo de lotes, recolección automática de datos, control automático de materiales y equipos, etc. |
IWMS (Inventory Warehouse Management System) es una solución desarrollada por la empresa MKR Systems, basándose en la experiencia que ha recogido durante muchos años en el desarrollo tecnológico en el área logística y de manufactura. Su principal particularidad, como explica Peter König, Gerente Comercial de la empresa, es estar enfocado directamente a la realidad de la industria nacional. "Cuando detectamos las necesidades locales, decidimos volcarlas en un sistema para la industria nacional, sin perjuicio que es una solución bastante robusta y que cumple con estándares internacionales". De hecho, IWMS incluye conceptos relacionados 100% con el país, con lo que los proyectos de implementación requieren menos esfuerzo en adaptaciones locales. Otro elemento destacable es su escalabilidad, lo que le entrega a los clientes la libertad de implementar los módulos que quiera e ir creciendo según los requerimientos particulares, gracias a su estructura modular. "Estamos hablando de una solución que cuenta con la más alta tecnología operativa desde su versión más básica y que permite el uso de Wireless o RFID, lo que derriba la barrera de que las medianas empresas no pueden acceder a tecnología de punta. Además, ofrecemos como empresa facilidades para acceder al producto mediante financiamiento directo", explica König. Por otra parte, respecto de la penetración de este tipo de soluciones en el mercado, König señala que a pesar de que las compañías se han tardado en internalizar el concepto del WMS, poco a poco se han dado cuenta de los beneficios que pueden obtener al implementar una solución de este tipo. En sus palabras, "existen dos posibilidades: o agrandas la bodega o adquieres un WMS para así controlar ordenadamente más posiciones de almacenamiento en el mismo espacio físico".
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