En general, la mayoría de las empresas comete errores y tiende a tener más cantidad del material que necesitan cuando las demandas son inciertas. Lo ideal es poder analizar cuidadosamente y contar con el ba-lance adecuado necesario entre los niveles de demanda esperados y el inventario existente, logrando así un performance óptimo de la cadena de suministro y mayor rentabilidad.

¿Cuál es la cantidad adecuada de inventario? ¿Qué clientes utilizan más productos? ¿Qué productos son los más necesitados? Miles de empresas se hacen diariamente estas preguntas.

Hay que contar con los datos necesarios para redistribuir el inventario de acuerdo a la demanda predecible de los clientes y ofrecer un servicio personalizado.

Haciendo un buen uso del inventario, otro de los beneficios es disminuir las devoluciones, lo que afecta directamente a la competitividad. Al conocer el equilibrio óptimo entre el nivel de la demanda y la inversión en el inventario se puede hacer más con menos. Y eso se refleja en una mayor satisfacción del cliente y en una disminución general del stock del inventario.

Es fundamental lograr el máximo de eficiencia controlando las inversiones de capital y eficientizando la cadena de suministro.

Para lograr el nivel adecuado de stock, se deben calcular las variables de tiempo de cada producto en cada lugar de la red. Uno debe conocer cuándo existen aumentos de la demanda por razones estacionales o por promociones y así anticiparse al aumento, de manera de poder cumplir con la nueva necesidad.

Se pueden predecir los niveles de pedidos de los clientes comparando diferentes escenarios de inventario. Al simular el impacto en el servicio o en los niveles de stock, tanto reduciendo los tiempos como los beneficios de un aumento en los precios, se puede lograr un mayor equilibrio y tener un impacto beneficioso en las ganancias.

Costos de inventario, del almacenaje y de manejo de material, vida útil limitada, obsolescencia, desperdicios y un mal uso de la capacidad de producción afectan la rentabilidad al tener más inventario del que uno necesita para que los clientes estén satisfechos. La clave es lograr el equilibrio justo.

La tecnología puede ayudar a lograr eficiencia en la gestión de inventarios. Estos son algunos de los resultados que experimentan las empresas:

• Una disminución del 30% del inventario.

• Reorganización del inventario: Colocando más donde se necesita para optimizar el servicio.

• Mejor performance de entrega a tiempo.

• Reducción de obsolescencia en un 15%.

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Con la adquisición de Saxoline, Samsonite se ha consolidado en el mercado latinoamericano debido a la calidad de sus productos y a su red de más de 50 tiendas retail en el país. Además, la unión de ambas compañías potencia la innovación e introducción de nuevas tecnologías, buscando crear productos de alta calidad, diseño, fiabilidad y estilo.

En este escenario de crecimiento, uno de los requerimientos de Samsonite es mantener sistemas de distribución y almacenaje que se adapten a las exigencias de sus clientes, razón por la cual hace más de cinco años Mindugar se convirtió en un pilar fundamental a la hora de organizar y optimizar el espacio de almacenamiento de la cadena. Para conocer con más detalle la relación entre ambas empresas, conversamos con Sandro Inostroza, Gerente de Administración y Finanzas de Samsonite Chile.

Resultados de calidad

Para Samsonite es importante contar con un proveedor que proporcione alta calidad en los sistemas de almacenaje, soluciones integrales y avanzada tecnología para su Centro de Logística y Distribución. Como señala Sandro Inostroza, "las estanterías de Mindugar nos han permitido optimizar los espacios de almacenamiento, pensando no sólo en el aprovechamiento de ellos, sino también en el cuidado de los productos y, sin duda, en la buena disposición de ellos para realizar preparaciones de pedido con la velocidad que hoy el mercado nos exige". Además, el ejecutivo destaca que Mindugar le parece una empresa absolutamente recomendable. "Debido a mi experiencia, claramente el nivel de asesoría de los profesionales que nos atendieron, los tiempos reales de entrega e instalación, y el servicio postventa, fueron un valor agregado al momento de elegir".

Respecto del proyecto propiamente tal, Mindugar se ha preocupado de brindar las mejores soluciones de almacenamiento para Samsonite, sectorizando espacios para racks de 5 niveles de altura y varias ubicaciones de estanterías que permiten el almacenaje de productos de bajo volumen, pero que tienen una alta rotación, permitiendo un dinamismo fundamental en los picking.

Con la asociación de estas compañías del mercado de viajes, se sumó el crecimiento del Centro de Distribución, lo que hizo necesario invertir en 5.800 posiciones más de racks convencionales y 4.800 posiciones de estanterías. Entre las nuevas soluciones, encontramos un Stock Rack de 7 metros de altura, un Altillo Estructural de 3 pisos y otro Altillo de Angulo Ranurado también de 3 pisos, lo que para Sandro Inostroza se basa en la "capacidad de entregar una asesoría integral respecto de los sistemas de almacenaje y sus implicancias".

Además, para Samsonite es fundamental la relación que se ha forjado durante estos años con Mindugar, lo que para el Gerente de Administración y Finanzas de la compañía de equipaje se resume en que "Mindugar es una empresa con un gran nombre en el mercado", agregando que "sus asesorías y el apoyo integral que sus profesionales brindaron al proyecto, marcaron definitivamente la diferencia".

Rodrigo González, Gerente de Logística de Libesa, cuenta que antes era muy difícil tener un control de todo lo que pasaba en el almacén: se subutilizaban los recursos, los procesos eran manuales, no estaban certificados y los plazos de despacho eran muy largos. En cambio, "ahora contamos con procesos automáticos, trazables; y eso se traduce en una mejora en el servicio entregado a un costo razonable".

Por ejemplo, en el control de inventario, antes de la implementación de WMSTek de Binaria no era posible realizar una enumeración general de todo lo que tenían, menos realizar inspecciones aleatorias. En cambio, "ahora contamos con dos controles de inventarios al año -uno de ellos auditado-, además de dos procesos de barrido durante el ejercicio, lo que permite actualizar y mantener el orden de lo que se tiene, para así mantener alineados los registros de WMSTek con los del ERP".

Respecto al control de inventario, González aclará que al momento de implementar el sistema de Binaria, la magnitud de las diferencias estaba por sobre el 1,5% del inventario valorado, dando un neto cercano al 1%. Desde que se implementó una política de control de inventario, apoyada por las herramientas disponibles en el WMSTek, las diferencias positivas no superan el 0,9%, mientras que las negativas no son menores a -0,9%, con una diferencia neta que oscila entre +0,09% y -0,09% del valor del inventario. "Estos números son muy relevantes en nuestro control de inventario, ya que nos permiten mejorar la calidad del servicio que entregamos".

A su vez, el indicador de operación que sufrió cambios más relevantes con la herramienta de administración de bodega fue el "tiempo promedio de despacho". Como explica González, "hace dos años, en nuestro período más crítico nos demorábamos alrededor de 25 días desde que se facturaba un pedido hasta que se despachaba, lo que agregaba más presión al período de alta estacionalidad al que nos enfrentábamos. No obstante, desde que comenzamos a operar con el sistema de Binaria, nuestros tiempos, desde que se factura un pedido hasta que se despacha, han disminuido en 20 días. Es decir, ahora en el momento más crítico, nos demoramos, en promedio, cinco días en entregar lo solicitado".

Rodrigo González asegura que el rol de Binaria fue fundamental en el éxito conseguido por Libesa este año. "Es una empresa completamente comprometida con el trabajo que nosotros realizamos. Estábamos presionados por implementar el servicio lo antes posible, y ellos estuvieron presentes por 60 días en nuestras bodegas, día y noche, de corrido. No cabe duda que la disposición al trabajo es muy alta; por eso hasta hoy estamos en contacto".

¿Cómo es el nivel de desarrollo de Chile en gestión de
inventario?
Como en la mayoría de los temas, Chile está en una trayectoria clara de mejoramiento. Sin embargo, no estamos al nivel de países desarrollados, donde la gestión de inventario se entiende como un tema estratégico y hay gran capital humano dedicado a eso. En los últimos 20 años la reducción de los costos logísticos en Europa es notable, probablemente por un mejor manejo del inventario, sumado a otras mejoras en materia logística. Y Chile está en ese camino, hay un trecho recorrido, pero en general las empresas todavía carecen de capital humano especializado. Falta capacitación y dedicación, y es algo que se evidencia en las consultorías que hacemos.

En nuestro país, ¿qué industrias están a la cabeza en este tema?
No hay estudios al respecto, pero mi impresión es que la minería es líder en materia de gestión de inventario, aun dentro de lo complejo que puede resultar manejar este tema en esta industria. En el resto de las áreas, por ejemplo en manufactura, la situación es más heterogénea: hay empresas muy avanzadas y otras que definitivamente van más lento.

¿Existe consenso en el mercado respecto a qué se entiende por gestión de inventario?
Para mi gestión de inventario es un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas relacionadas con el manejo del activo físico, producto final, insumos y productos semiterminados, con la perspectiva de optimizar el negocio. Y las distintas empresas están en distintos niveles para alcanzar esa visión. El problema es que en ese camino, algunas no están mirando el negocio como un todo, sino sólo el inventario, lo que es un error.

¿Qué ganancia obtienen las empresas al implementar una estrategia en esta materia?
Eso es relativo y depende del tipo de empresa. Es importante partir de la base que las empresas tienen que hacer dos cosas fundamentales: dar un buen servicio y tener costos bajos, lo que es muy difícil, porque éstos son dos objetivos muy antagónicos. Dar un buen servicio cuesta y reducir costos impacta la calidad del producto final. Entonces, la gestión de inventario intenta que ese antagonismo se dé de la manera menos drástica posible buscando que ambos fines se alcancen simultáneamente.

Para dejar a todos contentos…
Sí. Esa es una forma de verlo. La gestión de inventario intenta satisfacer al cliente al menor costo posible. Una buena gestión de inventario en el área de manufactura, por ejemplo, se da cuando el cliente quiere comprar un producto, va a la tienda y lo encuentra. O cuando un cliente requiere un insumo y el proveedor se lo entrega en la fecha solicitada. Y eso es un aspecto primordial dentro de otro tema relevante, que es la calidad de servicio.

¿Qué factores deben estar presentes en un modelo de gestión de inventario eficiente?
El inventario es como la sangre que recorre toda la empresa. Como en cualquier cuerpo, esa sangre tiene que fluir y debe haber una coordinación interna y externa entre las partes que conforman el organismo. Lo crucial para una buena gestión de inventario es tener una organización tanto interna como extendida, alineada con ese objetivo, que es hacer fluir esa sangre, para que llegue al cliente justo cuando la requiere.

¿Qué barreras existen para que esa lógica se dé sin inconvenientes?
La existencia de intereses contrapuestos. Es posible que en algunos casos alguien quiera que exista más o menos inventario, y más o menos información. Y es que habiendo tantos actores en la cadena de distribución, las cosas suelen trancarse fácilmente producto de intereses contrapuestos. Para una buena gestión de inventario hay que partir por alinear y entender a todos estos actores. Sin duda, ese es el factor principal. Los temas relacionados con variables técnicas son importantes, pero de segundo orden, porque es posible tener el mejor sistema, pero en tanto no esté alineada la organización, toda herramienta se vuelve irrelevante.

Suena como un punto de equilibrio difícil de alcanzar…
Efectivamente. El inventario es para algunos un bien y para otros un problema. A los clientes les encantaría tener el máximo inventario disponible, pero eso estresa financieramente a las empresas. Buscar el punto de equilibrio en este sistema, para que sea suficientemente bueno para todas las partes, es un objetivo muy difícil de lograr. De hecho, si se logra siempre ocurren "schocks externos": sobredemanda y aumento o caída de precios. Y, producto de ello, todo el trabajo hecho en un cierto momento para alinear los objetivos del negocio con la gestión de inventario, al día siguiente deja de ser el punto óptimo de equilibrio, porque cambiaron las condiciones del negocio.

Entonces, ¿cuál es el secreto de una buena consultoría?
Como se trata de una estrategia muy dinámica, cuando hacemos consultoría no apuntamos a establecer niveles óptimos de inventario, sino que nos dedicamos a implantar capacidades para alcanzar ese equilibrio las veces que sea necesario. Ese es el desafío. No tiene sentido averiguar cuál es el nivel óptimo del inventario de un producto, sino preguntarse qué estrategia seguir de acuerdo a la visión de negocio establecida, para que cada empresa logre el punto de equilibrio más conveniente a su realidad.